Perubahan dan Pengembangan Organisasi
1. Pengertian Perubahan dan Pengembangan Organisasi
Pengertian pengembangan organisasi lebih dikenal dengan bahasa inggrisya, Organization Development, yang sering disingkat OD(dibaca odi). Pengertian pokok OD adalah perubahan yang terencana. Perubahan, dalam bentuk pembaruan dan modernisasi, terus menerus terjadi, dan mempunyai pengaruh yang sangat dominan dalam masyarakat masa kini. Organisai beserta warganya, yang membentuk masyarakat modern, mau tidak mau harus beradaptasi terhadap arus perubahan ini. Perubahan-perubahan yang terjadi pada dasarnya dapat di kelompokkan ke dalam empat kategori perubahan yaitu, perkembangan teknologi, ledakan ilmu pengetahuan, perkembangan produk dan jasa yang mengakibatkan makin singkatnya daur hidup produkk, serta perubahan sosial yang mempengaruhi perilaku, gaya hidup, nilai-nilai dan harapan tiap orang.
Untuk dapat bertahan, organisasi harus mampu mengarahkan warganya agar dapat beradaptasi dengan baik, dan bahkan agar mampu memanfaatkan dampak positif dari berbagai pembaruan ini demi pengembangan diri dan pengembangan organisasi, Proses mengarahkan warga organisasi dalam mengembangkan diri dan menghadapi perubahan inilah yang dikenal sebagai proses OD.
Karena menyangkut perubahan sikap, persepsi, perilaku dan harapan semua anggota organisasi, OD didefinisikan sebagai "Upaya pimpinan yang terencana dalam meningkatkan efektivitas organisasi, dengan menggunakan cara intervensi (oleh pihak ketiga) yang didasarkan pada pendekatan perilaku manusia". Dengan kata lain penerapan OD dalam organisasi harus dengan bantuan konsultan ahli, sistematis, didukung oleh pimpinan, serta luas aplikasinya.
Atas dasar asumsi-asumsi diatas, proses pengembangan organisasi diterapkan dengan sasarann:
- Hubungan yang lebih efektif antara departemen, divisi dan kelompok-kelompok kerja dalam organisasi.
- Hubungan pribadi yang lebih efektif antara manajer dan karyawan pada semua jenjang organisasi.
- Terhapusnya hambatan-hambatan komunikasi antara pribadi dan kelompok.
- Berkembangnya iklim yang ditandai rasa saling percaya dan keterbukaan.
2. Langkah-Langkah Perubahan Organisasi
Proses perubahan dapat diungkapkan dengan berbagai cara. Hal tersebut terjadi sebagai konsekuensi dari penetapan metode, target dan sasaran perubahan, jangka waktu, tantangan dan hambatan yang dihadapi tiap-tiap perusahaan juga akan berbeda-beda. Namun, terdapat satu prinsip yang berlaku umum, ketika suatu perubahan sudah diputuskan oleh pimpinan puncak, maka semua elemen organisasi harus memiliki komitmen untuk melaksanakan keputusan tersebut.
A. Menetapkan kebutuhan untuk berubah (recognize the need for change)
Kebutuhan untuk berubah tentu saja dapat bersumber dari internal maupun karena adanya tekanan eksternal. kebutuhan untuk berubah pada umumnya merupakan sikap ketidakpuasan para pemimpin puncak atau sebagai elemen perusahaan terhadap kondisi status quo atau adanya keinginan untuk menangkap peluang bisnis yang lenih baik bagi perusahaan untuk direalisasikan dimasa depan. organisasi atau perusahaan yang memiliki keinginan untuk berubah harus menetapkan terlebih dahulu kebutuhan yang mendasari perubahan.
B. Mengembangkan tujuan-tujuan perubahan (develop the goals of the change)
Setelah kebutuhan untuk melakukan perubahan diidentifikasi dengan baik, maka langkah berikutnya adalah mengembangkan tujuan-tujuan yang lebih spesifik dari keinginan untuk berubah. Pada tahap ini juga perlu dilakukan verifikasi ulang dalam menentukan apakah kebutuhan untuk berubah dikaitkan dengan tujuan-tujuan yang ingin dicapai telah sebanding dengan proses perubahan yang akan dilaksanakan. Dalam tahap pengembangan tujuann juga perlu dipertimbangkan kebutuhan perubahan yang terkait dengan produk, teknologi, struktur dan juga budaya perusahaan. Bagaimanapun, pengembangan tujuan-tujuan perubahan pada tingkat organisasi perusahaan harus merupakan penjumlahan (agrerasi) dari tujuan seluruh fungsi dan proses-proses bisnis dalam perusahaan. Bahkan dalam aspek yang lebih dalam, pengembangan tujuan-tujuan perusahaan harus sudah memperhitungkan juga pencapaian tujuan-tujuan inidvidu pekerja dalam perusahaan.
C. Memilih agen-agen perubahan (select a change agent)
Penunjukkan agen-agen perubahan untuk memimpin, mengelola, serta mengevaluasi proses-proses perubahan sangat krusial dalam menentukan keberhasilan proses perubahan. Penetapan agen-agen perubahan hendaknya memperhatikan berbagai faktor penting yang meliputi kemampuan dan keterampilan untuk memimpin dan mengelola perubahan. Penetapan agen-agen juga perlu mempertimbangkan diversitas dari berbagai fungsi-fungsi bisnis dalam perusahaan, status, pengalaman, serta kharisma yang dimiliki untuk mempengaruhi berbagai elemen perusahaan secara positif. Selain itu, agen-agen perubahan hendaknya disusun dalam bentuk Tim Manajemen Perubahan (change management office) yang diputuskan oleh pemimpin puncak
D. Mendiagnosis kondisii yang ada (Diagnose the current climate)
Untuk mengetahui bagaimana sikap dan dinamika elemen perusahaan, tim manajemen perubahan perlu menyusun suatu mekanisme untuk memperoleh data dan informasi mengenai iklim internal perusahaan dalam menghadapi proses perubahan. bahkan dalam tahap ini perlu disusun berbagai rancangan program pelatihan dan pengembangan yang relevan dengan rencana perubahan. Mengingat proses perubahan akan menimbulkan berbagai perbedaan terhadap kondisi perusahaan sebelumnya, proses mempersiapkan kesadaran dan kesiapan (awareness dan readiness) dilakukan agar semua elemen perusahaan pada waktunya berada dalam kondisi yang kondusif untuk melaksanakan proses perubahan.
E. Pemilihan metode implementasi (select an implementation method)
Pada tahap ini, setelah kesadaran dan kesiapan untuk berubah dipetakan, tim manajemen perubahan perlu menyusun alternatif atas metode perubahan yang akan digunakan perusahaan. Pemilihan metode perubahann yang akan dilakukan perusahaan hendaknya diputuskan oleh para pemimpin puncak sehingga memiliki kekuatan mengikat (binding) bagi seluruh elemen perusahaan, dan tentu saja termasuk para pemimpin puncak serta eksekutif senior perusahaan sendiri.
F. Mengembangkan rencana perubahan (develop a plan)
Pada tahap ini, setelah metode perubahan ditetapkan, tim manajemen perubahan harus menterjemahkan semua langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya menjadi suatu rencana tidak (action plan) perubahan yang bersifat operasional. Karena itu rencana tindak dimaksud harus mampu merangkum keseluruhan aspek perubahan yang mampu menjawab pertanyaan tentang apa (what) , dimana (where), kapan (when), dan bagaimana (how), yang terkait dengan proses-proses dan aspek-aspek perubahan. Rencana perubahan haruslah memiliki fungsi sebagai roadmap yang memberikan panduan terintegrasi bagi seluruh elemen perusahaan untuk menjalankan proses-proses perubahan.
G. Implementasi rencana (implement the plan)
Pada tahap ini implementasi rencana perubahan memasuki tahap pelaksanaan. Mengawali implementasi rencana perubahan perlu dilakukan dengan seremoni tertentu yang dipimpin langsung para pemimpin puncak dan eksekutif senior perusahaan yang menandai dimulainya proses perubahan secara resmi. Seremoni semacam ini bukan sekedar formalitas belaka, tetapi sebagai bentuk komitmen nyata dari seluruh elemen perusahaan untuk berkontribusi secara maksimal sesuai peran dan tanggung jawab yang diberikan. Dari seluruh proses-proses perubahan, tahap implementasi adalah tahap yang paling krusial dan sangat menentukan keberhasilan proses perubahan.
H. Mengikuti rencana dan melakukan evaluasi (follow the plan and evaluate it)
Dalam tahap ini tim manajemen perusahaan harus memonitor perkembangan dan kemajuan pelaksanaan program perubahan dan memastikan kesesuaiannya dengan rencana yang ditetapkan. Namun demikian proses evaluasi atas kemajuan program semata-mata bukan untuk melihat kesesuaian pelaksanaan kegiatan dan rencana, tetapi jauh lebih penting dari itu kemajuan proses atau langkah perubahan harus dilihat dari perubahan dalam bentuk peningkatan target-target bisnis perusahaan serta perbaikan kinerja perusahaan dalam berbagai aspek.
3. Perencanaan Strategi Pengembangan Organisasi
Perencanaan strategic (Strategic Plans) juga merupakan suatu proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program strategi yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut. ada 2 alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis :
- Perencanaan strategi memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya yang harus diambil.
- Pemahaman terhadap perencanaan strategi akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
Dengan adanya perencanaan strategis ini maka konsepsi perusahaan menjadi jelas sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana-rencana lain dan dapat dikatakan bahwa perencanaan strategi dapat menentukan keberhasilan organisasi atau perusahaan, hal ini disebabkan karena :
- Perencanaan strategi merupakan tipe perencanaan yang terpenting
- Melakukan perencanaan strategi berarti menetapkan misi organisasi secara jelas'
- Perencanaan strategi memungkinkan manajer mempersiapkan diri terhadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasinya perencanaan strategi tidak mengenal standar baku dan prosesnya mempunyai variasi yang tidak terbatas. Tiap penerapan perlu merancang variasinya sendiri sesuai kebutuhan, situasi dan kondisi setempat.
Meskipun demikian secara umum proses perencanaan strategi memuat unsur-unsur :
- perumusan visi dan misi
- pengkajian lingkungan eksternal
- pengkajian lingkungan internal
- perumusan isu-isu strategis
- penyusunan strategi pengembangan (yang dapat ditambah dengan tujuan dan sasaran)
Proses perencanaan strategi tidak bersifat sekuensial penuh, tapi dapat dimulai dari salah satu dari langkah ke 1,2 atau 3. Ketiga langkah tersebut saling mengisi. Setelah ketiga langkah pertama ini selesai, barulah dilakukan langkah ke 4 yang disusul dengan langkah ke 5. Setelah rencana strategis (renstra) selesai disusun maka diimplementasikan dengan terlebih dahulu menyusun rencana-rencana kerja (aksi/tindakan).
4. Implikasi Manajerial
Perubahan organisasional adalah tindakan beralihnya suatu organisasi darin kondisi yang berlaku kini ke kondisi masa yang akan datang yang diinginkan guna meningkatkan efisiensinya. Pengembangan organisasi adalah suatu sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah (seperti kurangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi efisensi pengoperasian pada semua tingkatan. Kekuatan-kekuatan internal dalam perubahan organisasi, perubahan kebijakan lingkungan, perubahan tujuan, perluasan wilayah operasi tujuan, volume kegiatan bertambah banyak, sikap dan perilaku dari sumber daya alam, demografi dan sosiologi. Kekuatan-kekuatan eksternal yaitu kompetisi yang semakin tajam dalam organisasi, perkembangan IPTEK, perubahan lingkungan, baik lingkungan fisik maupun sosial yang membuat organisasi berfikir , bagaimana mendapatkan sumber diluar organisasi untuk masa depan organisasi. Kekuatan-kekuatan yaitu struktur, sistem dan prosedur, perlengkapan dan fasilitas, proses dan saran apabila tidak cocok akan membuat organisasi melalui perbaikan. Perubahan organisasi dilakukan untuk mencocokkan dengan kebutuhan yang ada.
Sumber :
http://arti-definisi-pengertian.info/pengertian-pengembangan-organisasi/
Ricky W. Griffin. 2004, Manajemen, Jakarta: Erlangga.
http://walk-the-talk.info/tahapan-proses-perubahan-organisasi/
http://fthund.blogspot.co.id/2013/05/perencanaan-strategi-pengembangan.html
http://erlanggaba.blogspot.co.id/2013/06/4-implikasi-manajerial-dalam-perubahan.html
2. Langkah-Langkah Perubahan Organisasi
Proses perubahan dapat diungkapkan dengan berbagai cara. Hal tersebut terjadi sebagai konsekuensi dari penetapan metode, target dan sasaran perubahan, jangka waktu, tantangan dan hambatan yang dihadapi tiap-tiap perusahaan juga akan berbeda-beda. Namun, terdapat satu prinsip yang berlaku umum, ketika suatu perubahan sudah diputuskan oleh pimpinan puncak, maka semua elemen organisasi harus memiliki komitmen untuk melaksanakan keputusan tersebut.
A. Menetapkan kebutuhan untuk berubah (recognize the need for change)
Kebutuhan untuk berubah tentu saja dapat bersumber dari internal maupun karena adanya tekanan eksternal. kebutuhan untuk berubah pada umumnya merupakan sikap ketidakpuasan para pemimpin puncak atau sebagai elemen perusahaan terhadap kondisi status quo atau adanya keinginan untuk menangkap peluang bisnis yang lenih baik bagi perusahaan untuk direalisasikan dimasa depan. organisasi atau perusahaan yang memiliki keinginan untuk berubah harus menetapkan terlebih dahulu kebutuhan yang mendasari perubahan.
B. Mengembangkan tujuan-tujuan perubahan (develop the goals of the change)
Setelah kebutuhan untuk melakukan perubahan diidentifikasi dengan baik, maka langkah berikutnya adalah mengembangkan tujuan-tujuan yang lebih spesifik dari keinginan untuk berubah. Pada tahap ini juga perlu dilakukan verifikasi ulang dalam menentukan apakah kebutuhan untuk berubah dikaitkan dengan tujuan-tujuan yang ingin dicapai telah sebanding dengan proses perubahan yang akan dilaksanakan. Dalam tahap pengembangan tujuann juga perlu dipertimbangkan kebutuhan perubahan yang terkait dengan produk, teknologi, struktur dan juga budaya perusahaan. Bagaimanapun, pengembangan tujuan-tujuan perubahan pada tingkat organisasi perusahaan harus merupakan penjumlahan (agrerasi) dari tujuan seluruh fungsi dan proses-proses bisnis dalam perusahaan. Bahkan dalam aspek yang lebih dalam, pengembangan tujuan-tujuan perusahaan harus sudah memperhitungkan juga pencapaian tujuan-tujuan inidvidu pekerja dalam perusahaan.
C. Memilih agen-agen perubahan (select a change agent)
Penunjukkan agen-agen perubahan untuk memimpin, mengelola, serta mengevaluasi proses-proses perubahan sangat krusial dalam menentukan keberhasilan proses perubahan. Penetapan agen-agen perubahan hendaknya memperhatikan berbagai faktor penting yang meliputi kemampuan dan keterampilan untuk memimpin dan mengelola perubahan. Penetapan agen-agen juga perlu mempertimbangkan diversitas dari berbagai fungsi-fungsi bisnis dalam perusahaan, status, pengalaman, serta kharisma yang dimiliki untuk mempengaruhi berbagai elemen perusahaan secara positif. Selain itu, agen-agen perubahan hendaknya disusun dalam bentuk Tim Manajemen Perubahan (change management office) yang diputuskan oleh pemimpin puncak
D. Mendiagnosis kondisii yang ada (Diagnose the current climate)
Untuk mengetahui bagaimana sikap dan dinamika elemen perusahaan, tim manajemen perubahan perlu menyusun suatu mekanisme untuk memperoleh data dan informasi mengenai iklim internal perusahaan dalam menghadapi proses perubahan. bahkan dalam tahap ini perlu disusun berbagai rancangan program pelatihan dan pengembangan yang relevan dengan rencana perubahan. Mengingat proses perubahan akan menimbulkan berbagai perbedaan terhadap kondisi perusahaan sebelumnya, proses mempersiapkan kesadaran dan kesiapan (awareness dan readiness) dilakukan agar semua elemen perusahaan pada waktunya berada dalam kondisi yang kondusif untuk melaksanakan proses perubahan.
E. Pemilihan metode implementasi (select an implementation method)
Pada tahap ini, setelah kesadaran dan kesiapan untuk berubah dipetakan, tim manajemen perubahan perlu menyusun alternatif atas metode perubahan yang akan digunakan perusahaan. Pemilihan metode perubahann yang akan dilakukan perusahaan hendaknya diputuskan oleh para pemimpin puncak sehingga memiliki kekuatan mengikat (binding) bagi seluruh elemen perusahaan, dan tentu saja termasuk para pemimpin puncak serta eksekutif senior perusahaan sendiri.
F. Mengembangkan rencana perubahan (develop a plan)
Pada tahap ini, setelah metode perubahan ditetapkan, tim manajemen perubahan harus menterjemahkan semua langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya menjadi suatu rencana tidak (action plan) perubahan yang bersifat operasional. Karena itu rencana tindak dimaksud harus mampu merangkum keseluruhan aspek perubahan yang mampu menjawab pertanyaan tentang apa (what) , dimana (where), kapan (when), dan bagaimana (how), yang terkait dengan proses-proses dan aspek-aspek perubahan. Rencana perubahan haruslah memiliki fungsi sebagai roadmap yang memberikan panduan terintegrasi bagi seluruh elemen perusahaan untuk menjalankan proses-proses perubahan.
G. Implementasi rencana (implement the plan)
Pada tahap ini implementasi rencana perubahan memasuki tahap pelaksanaan. Mengawali implementasi rencana perubahan perlu dilakukan dengan seremoni tertentu yang dipimpin langsung para pemimpin puncak dan eksekutif senior perusahaan yang menandai dimulainya proses perubahan secara resmi. Seremoni semacam ini bukan sekedar formalitas belaka, tetapi sebagai bentuk komitmen nyata dari seluruh elemen perusahaan untuk berkontribusi secara maksimal sesuai peran dan tanggung jawab yang diberikan. Dari seluruh proses-proses perubahan, tahap implementasi adalah tahap yang paling krusial dan sangat menentukan keberhasilan proses perubahan.
H. Mengikuti rencana dan melakukan evaluasi (follow the plan and evaluate it)
Dalam tahap ini tim manajemen perusahaan harus memonitor perkembangan dan kemajuan pelaksanaan program perubahan dan memastikan kesesuaiannya dengan rencana yang ditetapkan. Namun demikian proses evaluasi atas kemajuan program semata-mata bukan untuk melihat kesesuaian pelaksanaan kegiatan dan rencana, tetapi jauh lebih penting dari itu kemajuan proses atau langkah perubahan harus dilihat dari perubahan dalam bentuk peningkatan target-target bisnis perusahaan serta perbaikan kinerja perusahaan dalam berbagai aspek.
3. Perencanaan Strategi Pengembangan Organisasi
Perencanaan strategic (Strategic Plans) juga merupakan suatu proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program strategi yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut. ada 2 alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis :
- Perencanaan strategi memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya yang harus diambil.
- Pemahaman terhadap perencanaan strategi akan mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
Dengan adanya perencanaan strategis ini maka konsepsi perusahaan menjadi jelas sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana-rencana lain dan dapat dikatakan bahwa perencanaan strategi dapat menentukan keberhasilan organisasi atau perusahaan, hal ini disebabkan karena :
- Perencanaan strategi merupakan tipe perencanaan yang terpenting
- Melakukan perencanaan strategi berarti menetapkan misi organisasi secara jelas'
- Perencanaan strategi memungkinkan manajer mempersiapkan diri terhadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasinya perencanaan strategi tidak mengenal standar baku dan prosesnya mempunyai variasi yang tidak terbatas. Tiap penerapan perlu merancang variasinya sendiri sesuai kebutuhan, situasi dan kondisi setempat.
Meskipun demikian secara umum proses perencanaan strategi memuat unsur-unsur :
- perumusan visi dan misi
- pengkajian lingkungan eksternal
- pengkajian lingkungan internal
- perumusan isu-isu strategis
- penyusunan strategi pengembangan (yang dapat ditambah dengan tujuan dan sasaran)
Proses perencanaan strategi tidak bersifat sekuensial penuh, tapi dapat dimulai dari salah satu dari langkah ke 1,2 atau 3. Ketiga langkah tersebut saling mengisi. Setelah ketiga langkah pertama ini selesai, barulah dilakukan langkah ke 4 yang disusul dengan langkah ke 5. Setelah rencana strategis (renstra) selesai disusun maka diimplementasikan dengan terlebih dahulu menyusun rencana-rencana kerja (aksi/tindakan).
4. Implikasi Manajerial
Perubahan organisasional adalah tindakan beralihnya suatu organisasi darin kondisi yang berlaku kini ke kondisi masa yang akan datang yang diinginkan guna meningkatkan efisiensinya. Pengembangan organisasi adalah suatu sistematik, terpadu dan terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan masalah-masalah (seperti kurangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi efisensi pengoperasian pada semua tingkatan. Kekuatan-kekuatan internal dalam perubahan organisasi, perubahan kebijakan lingkungan, perubahan tujuan, perluasan wilayah operasi tujuan, volume kegiatan bertambah banyak, sikap dan perilaku dari sumber daya alam, demografi dan sosiologi. Kekuatan-kekuatan eksternal yaitu kompetisi yang semakin tajam dalam organisasi, perkembangan IPTEK, perubahan lingkungan, baik lingkungan fisik maupun sosial yang membuat organisasi berfikir , bagaimana mendapatkan sumber diluar organisasi untuk masa depan organisasi. Kekuatan-kekuatan yaitu struktur, sistem dan prosedur, perlengkapan dan fasilitas, proses dan saran apabila tidak cocok akan membuat organisasi melalui perbaikan. Perubahan organisasi dilakukan untuk mencocokkan dengan kebutuhan yang ada.
Sumber :
http://arti-definisi-pengertian.info/pengertian-pengembangan-organisasi/
Ricky W. Griffin. 2004, Manajemen, Jakarta: Erlangga.
http://walk-the-talk.info/tahapan-proses-perubahan-organisasi/
http://fthund.blogspot.co.id/2013/05/perencanaan-strategi-pengembangan.html
http://erlanggaba.blogspot.co.id/2013/06/4-implikasi-manajerial-dalam-perubahan.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar